Teneduría de libros y ciclo contable

La contabilidad moderna costa de un ciclo de seis etapas o pasos, los tres primeros se refieren a la teneduría de libros, es decir, a la aplicación y registro sistemático de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituye la base de la contabilidad, entre estos documentos cabe destacar los cheques de bancos, facturas de extendidas, facturas  pagadas. La información contenida en estos documentos es traslada a los libros contables, al diario y el mayor.

En función de su naturaleza,  una perdida contable puede disminuir con el debe y incrementarse con el haber, y otras pueden   amentar con el debe y disminuir con el haber.

Por ejemplo: el reconocimiento de las obligaciones de pagar de pagar a los empleados aumentara la perdida contable de salarios (siendo debito) y aumentara el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios  se producirá una disminución de la cuenta caja (crédito)   y disminuirá el pasivo (debito).

Segundo paso

En la siguiente etapa  del ciclo  contable reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en donde aparecen las cuentas concretas de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha,  de   que el saldo, es decir el crédito  o el debito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad.

Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se puede diferenciar distintos aspectos. Pro ejemplo: en la cuenta cliente     se pueden desglosar uno a uno, los clientes de la empresa, pudiéndose así cuanto   ha comprado cada uno de ellos.

Tercer paso

Una vez reflejadas   todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo deudor o acreedor de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser iguales a la suma de todos  los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un debito de la misma cuantía.

Cuarto paso

Finalizadas las etapas correspondiente a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de resaltar hechos económicos que, no se ha producido de forma convencional, si representa transacciones   ultimadas.

Quinto paso

Una vez realizadas los ajustes anteriores, el contable o contador público realiza un primer balance de comprobación    de saldos, adaptado esto a los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han   utilizado todos los saldos se procede a redactar el balance y la hoja de trabajo (paso sexto).  Los saldos de las distintas cuentas proporcionan  la fuente de datos para la contabilidad financiera.

Sexto  paso

Antes de realizar estos estados financieros, se acostumbra con muchas ventajas a utilizar otra etapa, la realización de una hoja de trabajo, donde se registrara   los saldos del balance de comprobación, los ajustes, la información necesaria para los asientos de cierre y para la elaboración  de los estados financieros